Persondatapolitik Lyng Kirke

Menighedsrådet ved Lyng Kirke har som dataansvarlig vedtaget denne persondatapolitik, som beskriver, hvordan personoplysninger om sognebørn, ansatte og frivillige indsamles og behandles af og i Lyng Kirkes administration.
 Menighedsrådet og administrationen indsamler og behandler kun personoplysninger, der er relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til varetagelsen af Lyng Kirkes virke.  Menighedsrådet ved Lyng Kirke vil i denne sammenhæng altid have fokus på at minimere omfanget af personoplysninger og at indsamlingen og behandlingen af personoplysninger, sker på en lovlig, rimelig og gennemsigtig må-de. Indsamlingen og behandling af personoplysningerne skal således være nødvendige til administration af Lyng Kirkes virke eller ansættelsesforhold eller grundet en retslig forpligtigelse, som påhviler menig-hedsrådet ved Lyng Kirke eller dets ansatte. Såfremt indsamlingen og behandlingen af personoplysninger ikke vedrører et af disse formål, vil menighedsrådet ved Lyng Kirke indhente et samtykke fra den eller de berørte personer til behandlingen af personoplysningerne og samtykket kan i så fald til enhver tid træk-kes tilbage.
Menighedsrådet ved Lyng Kirke/ansatte ved Lyng Kirke behandler ikke personoplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, etniske data, biometriske data, helbredsoplysninger, personers seksuelle forhold eller orientering eller straffe-domme og lovovertrædelser, medmindre menighedsrådet er berettiget hertil i henhold til dansk ret og behandlingen vedrører ansættelsesmæssige forhold, eller den er nødvendig for, at et retskrav kan faslægges, føres gældende eller forsvares.
Menighedsrådet ved Lyng Kirke indhenter børneattest på alle medarbejdere og på frivillige, der har med børn at gøre. Børneattesterne opbevares i aflåst pengeskab.
Menighedsrådet ved Lyng Kirke indhenter fra alle ansatte og frivillige tilladelse til fotografering. Tilladel-serne opbevares i aflåst pengeskab.
I forbindelse med indsamling af personoplysninger orienterer menighedsrådet ved Lyng Kirke/ansatte ved Lyng Kirke de berørte personer om karakteren og omfanget af de indsamlede personoplysninger, formålet med behandlingen og hvor længe Lyng Kirke vil opbevare personoplysningerne. Lyng Kirke vil endvidere oplyse de berørte personer om deres rettigheder i henhold til den danske persondatalovgiv-ning, herunder retten til indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysningerne, retten til begræns-ning af behandlingen, retten til at gøre indsigelse mod behandlingen, retten til dataportabilitet, retten til at trække eventuelle samtykke tilbage og retten til at indgive klager til Datatilsynet.
Såfremt menighedsrådet ved Lyng Kirke har brug for at indhente og sammenstille personoplysninger fra eksempelvis offentlige myndigheder eller private virksomheder, indhenter menighedsrådet de berørte personers samtykke hertil, medmindre de berørte personer allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen eller de berørte personers interesse i orienteringen herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretslige krav og lignende. Såfremt menighedsrådet får behov for at anvende person oplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil menighedsrådet også indhente de berørte personers samtykke hertil.
Lyng Kirke kontrollerer, at de indsamlede personoplysninger ikke er urigtige eller vildledende og Lyng Kirke sørger for at opdatere personoplysningerne løbende. Da administrationen af Lyng Kirkes forhold er afhængig af, at personoplysningerne er korrekte og opdaterede, anmodes de berørte personer og ansat-te om at orientere Lyng Kirke om ændringer i personoplysningerne.
Lyng Kirke vil til enhver tid behandle personoplysningerne på en sikker måde, så de er beskyttet mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret eller uautoriseret offentliggørelse og med at uvedkommende får ad-gang eller kendskab til dem. Personoplysningerne vil således kun blive givet til personer i Lyng Kirke, hvis der foreligger et arbejdsrelateret behov herfor og de pågældende personer vil modtage instruktion i be-handlingen af personoplysningerne og være underlagt fortrolighed herom. Fysiske personoplysninger skal endvidere være behørigt låst inde, mens at digitale personoplysninger, som opbevares enten på en computer eller på nettet, skal være beskyttet af personlige adgangskoder og opdateret virus- og firewall-beskyttelse. Når personer stopper med at behandle personoplysningerne for Lyng Kirke, skal de også tilbagelevere personoplysningerne til Lyng Kirke og slette eventuelle kopier heraf. Det samme gælder ved videregivelse af personoplysninger til Lyng Kirkes samarbejdspartnere, hvor Lyng Kirke også vil stille krav om fortrolighed. Samarbejdspartnere må kun bruge personoplysningerne til det aftalte formål og skal slette dem herefter. Såfremt videregivelsen vil medføre behandling af personoplysninger for Lyng Kirke, vil Lyng Kirke også indgå en databehandlingsaftale med samarbejdspartnerne, som sikrer, at behandlingen sker på et sikkert grundlag. Ved sikkerhedsbrud vil Lyng Kirke underrette Datatilsynet og de berørte personer, hvis bruddet indebærer en risiko for de berørte personer for diskrimination, identitets-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe.
Lyng Kirke opbevarer kun personoplysninger indtil ethvert krav i forbindelse med ansættelse, frivilligt virke eller tilsvarende ved Lyng Kirke er forældet, hvorefter de slettes. Lyng Kirke kan dog opbevare nogle personoplysninger i kortere eller længere tid, hvis personoplysningerne ikke er relevante for et eventuelt senere krav, eller hvis det er nødvendigt for at overholde en retslig forpligtigelse, som følge af dansk ret, eller hvis det er nødvendigt for at overholde en retslig forpligtigelse, som følger af dansk ret, eller hvis retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Personoplysninger, som er indeholdt i general-forsamlingsreferater eller – beslutninger, bestyrelsesreferater eller – beslutninger, myndighedsdoku-menter, samt aftaler, korrespondancer og lignende, som vedrører foreningens generelle forhold slettes ikke.
Lyng kirke kan kontaktes vedrørende indsamlingen og behandlingen af personoplysninger, herunder re-gistrerede personers rettigheder på telefon 30 63 17 77 eller på mail 9163@sogn.dk


Vedtaget på menighedsrådsmøde den 11. september 2018